港南区档案局关于进一步做好我区农村土地承包经营权确权登记颁证档案整理工作的通知

 

港南档发[2018]2号

 各镇人民政府、八塘街道办事处：

为更好地规范我区农村土地承包经营权确权登记颁证档案整理，结合自治区农业厅、自治区档案局《关于印发农村土地承包经营权确权登记颁证归档文件整理规程的通知》（桂农业发〔2014〕55号）简称《规程》，《关于印发全区农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理办法的通知》（桂农业发〔2014〕32号）简称《管理办法》要求，针对5月4日开始贵港市农村土地承包经营权确权登记颁证成果市级核查发现的问题，现就如何做好档案整改工作提出如下意见：

一、提高认识，进一步做好农村土地承包经营权确权登记颁证档案材料的收集工作

   根据《规程》，档案整理分综合类、权证类、特殊载体类，结合我区实际，各类档案材料收集范围如下：

（一）综合类档案

1、镇级

（1） 上级材料：上级制发的土地确权文件材料及会议材料；

（2） 本级材料：镇级成立或调整土地确权领导小组，职能分工、确权工作方案、相关的会议记录、各种会议和活动材料、各种计划、方案、总结、汇报、报告、检查、统计汇总材料、处理有关土地确权的信访材料、受上级表彰及对有关人员处分材料、各种培训和宣传材料等；

（3） 测绘公司材料：设计书、权属调查自检报告、技术总结、验收报告、数据库建设自检报告、工作报告、验收报告成果移交清单；

（4）各种合同：各项涉及确权工作的招投标文件及合同、保密责任书、承诺书等；

（5）下级报送的工作总结、报告、统计报表、典型材料等。

2、村级

（1）土地承包方案；

（2）承包方调查表；

（3）一轮公示表、二轮公示表、三轮公示表及公示通告；

（4）发证后农户签字汇总表；

（5）界址确认书、指界公告；

（6）队长身份证、户口簿复印件；

（7）会议记录（会议通知、会议签到）；

（8）工作总结、报告、统计报表、典型材料等。

（二）权证类档案

（1）承包方调查表；

（2）承包地块调查表；

（3）公示无异议声明书；

（4）农村土地承包经营权公示结果归户表；

（5）承包地块示意图、分布图；

（6）农村土地（耕地）承包合同；

（7）农村土地承包经营权证登记申请表；

（8）农村土地承包经营权登记簿；

（9）农村土地承包管理台账；

（10）户主身份证复印件；

（11）户口簿复印件；

（12）土地承包经营权权属证明材料；

（13）权属变更登记材料；

（14）农村土地承包经营权证复印件；

（15）农村土地承包经营权证发放登记表。

（三）特殊载体类档案

1、照片、音像档案

（1）上级机关领导视察、检查土地确权工作时形成的重要指示、讲话、题词和有特殊保存价值的照片、声像材料；

（2）镇、村、生产队培训会、动员会、推进会、操作现场等照片及声像材料；

（3）一轮、二轮公示照片；

（4）一轮、二轮公示通告照片。

    2、图纸

（1）调查底图

（2）一轮二轮公示图

（3）确认图

3、光盘、硬盘

土地确权数据库文件备份光盘或移动硬盘。

（四）收集要求

1、齐全：类别、载体

2、完整：套不缺件、件不缺页、页不缺项

3、准确：数据

4、有效：真实、签章、清晰、可读

二、落实档案整理规程

档案整理按《规程》分综合类、权证类、特殊载体类。综合类按机关文书档案整理办法整理归档；权证类类目代码由QZ+镇编码+村级编码+村民小组（队）编码组成，镇、村级、村民小组（队）编码按农村土地承包经营权要素编码规则进行编码。权证类档案按一户一档，以“件”为单位进行编号、装盒；特殊载体类按各自的整理规则整理归档。

三、设立档案专用库房和配备设施设备

按照《管理办法》，各镇（街道办）要设立专用档案库房，并要符合“三铁八防”要求。即档案库房不能设在一楼、顶楼及楼房的东西两边，档案柜不能靠墙，距墙不少于10厘米；库房设施要求配备：铁窗、铁门、铁柜、双层遮光窗帘、空调、气体灭火气器、抽湿机、吸尘器、温湿度计；档案柜内要放置防虫药，确保档案安全保护。

四、建立健全档案管理制度

要求各立卷单位建立有《档案立卷归档制度》《档案保密制度》、《档案查阅利用制度》、《档案库房管理制度》、《档案人员岗位职责》等档案工作规章制度并严格执行。档案查阅、借出和复印份数都要有登记。